Checkliste "Vertrauensurlaub"

Bei vielen Mitarbeitern wächst das Bedürfnis, nicht nur ihre Arbeitszeit flexibel gestalten zu können, sondern auch ihre Urlaubszeit. Neben Arbeitszeitkonten und Sabbaticals ist eine sich im Vordringen befindliche Gestaltungsmöglichkeit, diesem Bedürfnis nachzukommen, die Einführung des sog. „Vertrauensurlaubs“. Anstatt den Mitarbeitern wie sonst üblich durch den Arbeitsvertrag eine bestimmte Anzahl von Urlaubstagen zu gewähren, wird es dabei diesen selbst überlassen, wann und wie viel Urlaub sie innerhalb eines Jahres nehmen.

Mitarbeiter erhalten durch diese Gestaltung einen erheblichen Vertrauensvorschuss. In Einzelfällen besteht natürlich das Risiko, dass dieser missbraucht wird. Überwiegen dürften jedoch regelmäßig die positiven Auswirkungen auf die Arbeitsmotivation der Mitarbeiter und die Identifikation mit dem Unternehmen. 

Da aber das Bundesurlaubsgesetz und die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofes im Urlaubsrecht dezidierte Vorgaben machen, ist es für Unternehmen entscheidend, den Rahmen des rechtlich Möglichen einzuhalten: 

I. Rechtliche „Must-haves“

• Der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch (24 Tage bei einer 6-Tage-Woche bzw. 20 Tage bei einer 5-Tage-Woche) darf nicht unterschritten werden. In den Arbeitsvertrag sollte deshalb eine entsprechende Mindestzahl an zu nehmenden Urlaubstagen aufgenommen werden.

• Vorrangige Anrechnung des genommenen Urlaubs auf den gesetzlichen Urlaubsanspruch

• Lückenlose Dokumentation der Urlaubszeiten, um z.B. im Hinblick auf Arbeitsunfälle die versicherungsrechtliche Lage klarzustellen
  
  

II. Mögliche optionale Regelungen

Um Missbrauch vorzubeugen, können Grenzen festgelegt werden. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass diese insbesondere, wenn sie kombiniert werden, die gewünschte Flexibilität konterkarieren können.

• Zeitliche Grenzen setzen:
  - Höchstzahl an Urlaubstagen pro Jahr
  - Höchstzahl der am Stück genommenen Urlaubstage
  - Mindestabstände zwischen Urlaubsblöcken

• Um plötzlicher Unterbesetzung vorzubeugen:
  - Ankündigungsfrist
  - Textform für Ankündigung
  - Pflicht, sich im Kollegium abzusprechen
  - Pflicht, eine entsprechende Übergabe von Aufgaben oder aktuellen Projekten durchzuführen

• Vermeidung der Verlängerung der Entgeltfortzahlung bei Langzeiterkrankungen
  - Durch Beschränkung der Anzahl der Urlaubstage im Anschluss an einen Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit
  - Durch Genehmigungsbedürftigkeit von Urlaubstagen im Anschluss an einen Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit

• Bei gekündigten Arbeitsverhältnissen kann der Vertrauensurlaub dazu führen, dass die durch Kündigungsfristen bezweckte Planungssicherheit wegfällt. Auch dies kann vermieden werden
  - Durch Beschränkung der Anzahl der Urlaubstage im Anschluss an eine Kündigung
  - Durch Genehmigungsbedürftigkeit von Urlaubstagen im Anschluss an eine Kündigung

III. Was darüber hinaus noch zu bedenken ist: 

• In Unternehmen mit Betriebsrat besteht ein Mitbestimmungsrecht, sodass sich der Abschluss einer Betriebsvereinbarung empfiehlt.

Welche Regelungen für das konkrete Unternehmen richtig sind, ist ganz individuell. Gerade im Hinblick auf die möglichen Folgeprobleme im Zusammenhang mit Ausbezahlung und Übertragung von Urlaub empfiehlt sich eine passgenaue Beratung vor Einführung.