Sonstige Angaben

„Alles klar. Müssen wir darüber hinaus noch was in das Kündigungsschreiben aufnehmen?“

Das ist im Einzelfall zu prüfen. Ratsam ist etwa – soweit zutreffend - die Information über die ordnungsgemäße Beteiligung des Betriebsrats bzw. der Behörde (z.B. dem Integrationsamt bei der Kündigung eines schwerbehinderten Menschen), die Aufforderung zur Herausgabe von Firmeneigentum (Dienstwagen, Schlüssel, Dokumente, Laptop, Handy etc.), ein Hinweis auf das (nach-)vertragliche Wettbewerbsverbot und die Meldepflicht bei der Arbeitsagentur. Bei fristlosen Kündigungen ist zudem auch der Ausspruch eines Hausverbots denkbar.

Die Unterschrift

„Leider ist einer unserer beiden Geschäftsführer bei einem auswärtigen Termin. Dann unterschreibt einfach der andere die Kündigung allein, sofern er denn noch im Hause ist. Falls nicht, unterschreibe ich eben. Schließlich bin ich Head of Human Resources und führe auch sämtliche Personalgespräche.“

Auch hier ist Vorsicht geboten. Denn die Kündigung muss eine dazu bevollmächtigte Person unterzeichnen, wobei die Bevollmächtigung dem zu kündigenden Mitarbeiter bekannt sein muss oder durch eine der Kündigung beigefügte Original-Vollmacht nachzuweisen ist. Es ist also ganz genau zu prüfen, wer allein oder wer mit wem gemeinsam eine Kündigung aussprechen darf. Maßgeblich ist hierbei insbesondere das Handelsregister. Liegt keine Bevollmächtigung vor oder ist dem Mitarbeiter diese nicht bekannt/nachgewiesen, kann er die Kündigung allein aus formellen Gründen zurückweisen, und zwar selbst dann, wenn ein Kündigungsgrund gegeben ist. In diesem Fall müsste eine erneute Kündigung ausgesprochen werden. Das ist besonders ärgerlich bzw. kostspielig, wenn dadurch die zweiwöchige Frist bei fristlosen Kündigungen „gerissen“ wird oder bei ordentlichen Kündigungen eine neue Kündigungsfrist in Gang gesetzt wird. Daher sollten Arbeitgeber unbedingt darauf achten, dass sämtliche erforderlichen Unterschriften so rechtzeitig eingeholt werden können, dass eine fristgemäße Zustellung der Kündigung gewährleistet ist.

Die Zustellung

„Super. Dann haben wir ja alles geklärt. Ich schicke die Kündigung dann direkt morgen per Einschreiben mit Rückschein raus.“

Stopp! Das wäre ein kapitaler Fehler auf der Zielgeraden. Denn bei der Versandmethode „Einschreiben mit Rückschein“ hat es der Mitarbeiter in der Hand, wann er die Kündigung erhält. Das zumindest dann, wenn ihn der Postbote nicht antrifft und ihm eine Abholkarte hinterlässt. Gerade bei fristlosen Kündigungen und fristgemäßen Kündigungen am Monatsende kann das fatal sein, nämlich dann, wenn der Mitarbeiter die Kündigung erst nach Ablauf der maßgeblichen Kündigungsfrist abholt. Zwar kann man in diesen Fällen trefflich über eine „Zugangsvereitelung“ streiten, aber diese Diskussionen sind für den Arbeitgeber selten erfolgreich und lassen sich von vornherein vermeiden. Dies insbesondere indem der Arbeitgeber ein professionelles Kurierdienstunternehmen mit der Kündigungszustellung beauftragt, das eine fristgemäße Zustellung vertraglich zusichert. Das kostet zwar „ein paar Euro mehr“, ist jedoch gut investiertes Geld und definitiv günstiger als im Falle der Fristsäumnis weiteres Gehalt an den Mitarbeiter zahlen zu müssen. Alternativ kommt die Zustellung durch Mitarbeiter der Personalabteilung in Betracht, die die fristgemäße Zustellung bezeugen können, sofern denn der gekündigte Mitarbeiter diese später in dem Kündigungsschutzprozess bestreiten sollte.

Fazit

Im Vorfeld der Trennung von einem Mitarbeiter werden regelmäßig die Erfolgsaussichten der Sache im Detail abgeklopft sowie auch alternative Strategien für die Zeit nach Ausspruch der Kündigung erarbeitet. Der eigentliche Kündigungsakt wird hingegen oft stiefmütterlich behandelt. Dabei ist ein ordnungsgemäßes Kündigungsschreiben alles andere als bloße „Förmelei“, sondern die absolute Grundvoraussetzung dafür, dass es überhaupt ein einseitiges Trennungsszenario gibt. Sie ist der Auftakt, der nicht zuletzt aus psychologischen Gründen „sitzen“ muss. Denn schafft bereits das Kündigungsschreiben Angriffsfläche, ist das für den Arbeitgeber ein denkbar schlechter Start in die streitige Auseinandersetzung mit dem Arbeitnehmer, die mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit nach Ausspruch der Kündigung folgen wird.

Die hohe Kunst des Kündigungsschreibens?! – Teil 1

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